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문서관리규정, 문서배포규정 샘플

조회 수 803 추천 수 0 2013.02.14 17:51:40

 

문서관리규정(예)

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제 1 장   총   칙


제1조 (목적) 이 규정은 XXX의 문서의 작성ㆍ처리ㆍ통제ㆍ시행ㆍ보관 및 보존에 관한 사항을 규정함으로써 문서 처리의 능률화와 보관 및 보존에 정확을 기함을 목적으로 한다.


제2조 (용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

   1. “문서”라 함은 XXX가 업무 수행을 위하여 작성한 문서 및 XXX가 접수한 모든 문서를 말한다.

   2. “문서관리책임자”라 함은 XXX 내의 문서수발 사무와 문서내용의 처리를 주관하는 자를 말한다.

   3. “보관”이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 보전되기 전까지의 관리를 말한다.

   4. “보존”이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.

   5. “이관”이라 함은 보관 중인 문서 중 처리ㆍ보존의 필요가 있는 것을 보존관리책임자에 인계하는 것을 말한다.


제3조 (적용범위) ① XXX의 문서관리는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

② 개인정보 등 그 보호가 필요한 문서의 작성과 처리에 관하여는 이 규정의 적용을 받는 외에 개인 정보 보호에 관한 법령 등에 의하여 처리한다.


제4조 (문서의 종류) 문서의 종류는 다음 각 호와 같이 구분한다.

   1. 법규문서 : 관리규약ㆍ세부규정 등 (       )의 권리와 의무에 관하여 규정한 문서를 말한다.

   2. 지시문서 : 지시ㆍ일일명령 등 관리자가 (        )에 대하여 일정 사항을 지시하는 문서를 말한다.

   3. 공고문서 : 고시 또는 공고 등 일정한 사항을 알리기 위한 문서를 말한다.

   4. 일반문서 : 제1호 내지 제3호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.


제5조 (문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재권자의 결재가 있음으로써 성립한다.

   ② 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 없는 한 상대방에게 도달됨으로써 효력을 발생한다. 다만, 공고문서는 다른 규정에 특별한 규정이 없는 한 그 공고일로부터 효력을 발생한다.


제 2 장   문서의 작성


제6조 (용지규격) ① 문서용지는 도면ㆍ통계표ㆍ증명원 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 A4크기의 용지를 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다.

② 문서용지는 위로부터 2.5센티미터, 왼쪽으로부터 2센티미터, 우측 및 하단으로부터 1.5센티미터의 여백을 둔다.


제7조 (문서의 용어) ① 문서는 한글로 띄어서 가로로 쓰되 표준말을 사용한다.

② 문서에 사용하는 숫자는 아라비아 숫자로 쓴다.

③ 문서에 쓰는 일시는 숫자로 표시하고 년ㆍ월ㆍ일은 점을 찍어서 구분한다.

④ 문서에 쓰는 24시간은 시ㆍ분자를 생략하고 두 점(:)을 찍어 시ㆍ분을 구분한다.


제8조 (글의 색채) 도표를 제외한 문서에 기입하는 문자의 색채는 푸른색 또는 검은색으로 한다. 다만, 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시를 할 때에는 붉은 색을 사용할 수 있다.


제9조 (수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 삭제 또는 수정한 글자를 알아 볼 수 있도록 두 줄로 긋고 날인하되, 문서내용의 중요한 부분을 삭제 또는 수정할 때에는 결재권자의 날인을 함께 받아야 한다.


제10조 (문서의 구성) ① 일반문서 중 발신문서는 두문ㆍ본문ㆍ결문으로 구성한다.

② 두문은 발신기관명ㆍ분류기호 및 문서번호ㆍ시행년월일ㆍ수신기관으로  한다.

③ 본문은 제목 및 내용으로 한다.

④ 결문은 발신자명의 및 수신처란으로 한다.


제11조 (문서의 일련번호) 문서번호는 발신자 약칭과 연도, 그리고 일련번호로 구성된다.


제12조 (끝표시와 첨부의 표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한자 띄우고 “끝”자를 쓰며, 붙임물이 있는 경우에는 붙임의 표시문 끝에 한자 띄우고 “끝”자를 쓴다.

② 본문이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝날 때는 다음줄 왼쪽 기본선에서 한자를 띄우고 “끝”자를 쓰며, 도표로 작성하는 경우에는 도표 내용의 기재가 끝나는 난 밑에 “끝”자를 쓴다.


제13조 (발신명의) 문서의 발신은 (             ) 명의로 한다. 단, (           )의 관련 문서 등은 (           )의 (  )장 명의로 한다.


제 3 장   문서의 처리


제14조 (문서접수) ① 문서의 접수는 문서관리담당자가 접수한다.

② 문서관리담당자가 문서를 접수한 때에는 문서접수대장에 기록하고, 접수문서의 적당한 여백에 문서처리인을  찍는다.


제15조 (문서분류 및 처리) ① 문서관리담당자가 문서를 접수한 때에는 접수 즉시 문서처리인의 관계란을 기입한 후 그 문서를 처리할 최종권한이 있는 자(이하 “결재권자”라 한다)의 선결을 받아야 한다.

② 결재권자는 그 문서의 처리기한 및 처리방법을 문서처리란에 지시하며, 필요하다고 인정될 때에는 그 처리담당자를 따로 지정한다.

③ 문서의 처리지시를 받은 자는 지시내용에 따라 기일 내에 문서를 처리하  여야 한다.

④ 긴급문서는 다른 문서에 우선하여 처리하여야 한다.


제16조 (기안) 문서의 기안은 업무별 담당자가 하는 것을 원칙으로 하고, 통용되는 기안용지를 사용한다.


제17조 (협조) ① 기안문서의 내용이 다른 부서에 관련될 때에는 협조란에 협조자의 서명을 원칙으로 한다. 

② 협조에 있어서 동의할 수 없을 경우에는 지체없이 그 사유를 명시하고 서명하여야 하며 동의 할 수 없음을 이유로 서명을 거부할 수 없다.

③ 협조가 이루어지지 않은 사항은 결재권자의 결정에 따른다.


제18조 (결재) ① 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.

② (      )의 권리의무를 발생시키는 계약서 또는 합의서 등의 문서가 2장 이상으로 이루어질 경우에는 결재권자가 간인하여야 한다.


제19조 (대결, 후결) 긴급을 요하는 문서가 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 경우에는 그 직무를 대행하는 자의 대결로 우선 시행하고 차후 결재권자의 후결을 받아야 한다.


제20조 (문서의 발송) ① 발송문서는 결재를 받은 후 문서 발송대장에 기재하고 발송한 문서 사본은 보관한다.


제 4 장   보관과 보존


제21조 (문서의 보관) 문서는 다음 각 호에 따라 보관한다.

   1. 일반문서는 완결 후 업무별로 분류하여 문서번호에 따라 편철ㆍ 보관한다.

   2. 기밀을 요하는 비공개 문서는 “비”자를 적서로 표시하고 (        )장이 직접 취급한다.

   3. 첨부물로 된 인쇄물이나 책자를 보관철에 합철하기 곤란한 경우에는 표면에 관계문서의 기관 또는 문서번호ㆍ일자 및 제목을 기재하여 따로 보관한다.


제22조 (분류 및 보존) 처리 완결된 문서는 다음 각 호에 따라 분류하여 보존한다.

   1. 서무 관련 문서

   2. 인사ㆍ노무 관련 문서

   3. 예산ㆍ회계 관련 문서

   4. 규약 및 규정

   5. 설계도서 및 하자보수 관련 문서

   6. 시설물 안전관리 관련 문서

   7. 계약 관련 문서

   8. 감사 관련 문서

   9. 기타 문서


제23조 (보존기간) ① 문서의 보존기간은 다음 각 호에 따라 구분한다.

   1. 영구보존 : 시설물의 존속기간 동안 보존해야 하는 문서

   2. 준영구보존 : 영구보존할 필요는 없으나 10년이상 보존할 문서로서 개별문서의 성질에 따라 특정기간을 정할 문서

   3. 10년보존

   4. 5년보존

   5. 3년보존

   6. 1년보존

② 문서의 종류별 보존기간은 관계법령에서 따로 정한 경우 이외에는 (       )이 정한다.


제24조 (보존기간의 변경) (        )장은  제23조제2항에 의하여 정한 문서의 보존기간이 제반사정의 변경으로 인하여 불합리하다고 판단될 경우에는 그 기간을 연장 또는 단축할 수 있다.


제25조 (보존기간의 기산) 보존기간은 처리완결의 다음해 1월 1일부터 기산한다.


제26조 (보존문서 기록대장) 보존되는 문서철의 현황을 파악하기 위하여  보존문서 기록대장을 작성ㆍ비치한다.


제27조 (보존기간 경과 문서의 폐기) 보존기간이 끝난 문서는 보존문서 기록대장에 빨간색 글씨로 폐기일자를 기입한 후 (        )장의 입회하에 폐기하여야 한다.


부    칙


제1조 (시행일) 이 규정은 00년 0월 0일부터 시행한다.


제2조 (경과조치) 이 규정 시행당시 이미 처리된 문서는 이 규정에 의하여 처리된 것으로 본다.


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